Do decyzji o organizacji konferencji w stolicy Polski skłaniają przede wszystkim takie elementy jak rola miasta, siła regionu, bliskość ośrodków biznesowych oraz administracyjnych. Co więcej, przy organizowaniu konferencji międzynarodowej warto zabiegać o to, aby odbywała się ona w najłatwiej kojarzonym mieście za granicą – czyli oczywiście w stolicy państwa. Przyjrzyjmy się temu, dlaczego warto organizować konferencje w Warszawie i jakie to może mieć implikacje dla biznesu.
Na temat wynajmu sal konferencyjnych i biur informuje wiele firm prowadzących takie usług – dobrym przykładem będzie: http://www.warszawa.salekonferencyjne.pl/. Firma ta poleca od wielu lat najlepsze obiekty konferencyjne, biura oraz sale – nawet na godziny!
Początkowo mogłoby się wydawać, iż lokalizacja konferencji nie ma specjalnego znaczenia. Psychologia jednakowoż dobrze udowadnia to, iż skojarzenia z miastem – te pozytywne i negatywne przekładać się mogą finalnie na odbiór całego eventu. Warszawa jest miastem kojarzonym pozytywnie, więc w pełni wpisuje się w ten kanon lokalizowania konferencji w oparciu o preferencje i wiedzę uczestników.
Zalety przeprowadzania spotkania biznesowego w warszawskiej sali konferencyjnej
Jakie akurat mogą być zalety wynikające jedynie z miejsca organizacji konferencji? Liczba gości i ich zainteresowanie. Ludzie chętniej uczestniczyć będą w konferencjach lub spotkaniach biznesowych, gdy będzie możliwy prosty dojazd do miejsc odbywania się sympozjów i gdy w jakikolwiek sposób będą kojarzyć miejsce, w którym odbywa się dany event.
Oprócz tego należy wskazać na zalety dla biznesmenów. Wydawać by się mogło czymś niesłychanie abstrakcyjnym, aby konferencję dla swoich niekoniecznie ‘warszawskich” kontrahentów odbywać w stolicy Polski. Nie jest to jednak abstrakcja, a umiejętne wykorzystanie technik z zakresu sugestii, NLP oraz zdobyczy psychologii w biznesie. Za zjawisko to odpowiada projekcja. Warszawa uchodzi powszechnie za bogate i rozwinięte miasto. Zapraszając kontrahenta do luksusowego biura i ekskluzywnej, nowoczesnej sali konferencyjnej dokonuje on mimowolnie projekcji pozytywnego obrazu otoczenia na drugą stronę umowy . Jest to swoiste przekonywanie z wykorzystaniem podstawowych technik psychologii negocjacji.
Jako kontrahenci postrzegani jesteśmy jako majętni, potężni i wpływowi – i to o ten efekt właśnie tutaj chodzi! Jest to jedna z przyczyn, dla których firmy wynajmują na godziny sale konferencyjne oraz biura – chodzi o klasyczne ‘zastaw się, a postaw się!’.
Jak wybrać salę konferencyjną w Warszawie?
Trzeba przede wszystkim zrobić dokładny research. Najważniejszym kryterium będzie rzecz jasna dostępność danej sali, hotelu lub obiektu sportowego w oczekiwanym przez nas terminie. Pod względem czysto technicznym można wybrać sobie:
- wielkość sali,
- liczbę miejsc,
- wyposażenie dodatkowe,
- catering,
Elementami przeważającymi jednakże w wyborze sali konferencyjnej w Warszawie będą z pewnością cena, bliskość do dworców i lotnisk, odległość od głównych szlaków komunikacyjnych oraz cała infrastruktura poboczna, do której można zaliczyć zaplecze restauracyjne, hotelowe, SPA i inne podobne udogodnienia.