Organizacje non-profit i małe firmy często potrzebują imponujących materiałów drukowanych, ale nie mają budżetu na opłacenie profesjonalnego drukowania lub wysokiej jakości drukarki. Wynajem drukarki bądź dzierżawa kserokopiarek to opcja, która może pomóc im w zaspokojeniu ich krótkoterminowych potrzeb w zakresie drukowania.
Dlaczego potrzebna jest wypożyczalnia drukarek i dzierżawa kserokopiarek?
Rozważ kilka scenariuszy, aby zobaczyć, jak wypożyczenie drukarki może pomóc małym organizacjom.
1. Nowa mała firma wykorzystała większość swojego budżetu marketingowego na profesjonalnie wydrukowaną pocztę. Mają teraz nowo zaprojektowaną ulotkę, którą chcą wykorzystać w specjalnej promocji. Chcą zacząć od małej serii kolorowych ulotek wysokiej jakości i potrzebują możliwości natychmiastowego wydrukowania większej liczby wydruków. Promocja trwa trzy tygodnie.
2. Organizacja non-profit planuje duże wydarzenie zbiórki pieniędzy. Zaproszenia mieli profesjonalnie wydrukowane, ale muszą wydrukować agendę wieczoru i umieścić kartki jak najbliżej daty wydarzenia. Chcą drukować we własnym zakresie w przypadku jakichkolwiek zmian w agendzie lub obecnych gości w ostatniej chwili.
W obu tych sytuacjach wypożyczenie drukarki jest idealne. Obie organizacje potrzebują wewnętrznego rozwiązania do wysokonakładowych zadań drukowania wysokiej jakości. W przypadku organizacji non-profit, do obsługi kart użytych do kart miejsc, potrzebny jest druk specjalistyczny. Wynajem kolorowej drukarki laserowej na kilka dni lub kilka tygodni oferuje im niedrogą opcję drukowania.
Wspieranie potrzeb technologicznych organizacji
Jak pokazują powyższe przykłady, krótkoterminowy wynajem kolorowej drukarki umożliwia małym organizacjom dostęp do najnowszych technologii. Większość wypożyczalni ma na stanie szeroką gamę drukarek, więc organizacja może uzyskać urządzenie, które najlepiej odpowiada ich potrzebom:
• atramentowe,
• laserowe,
• dwustronne,
• kolorowe.
Oprócz drukarek większość agencji wynajmu ma skanery i faksy, na wypadek gdyby były one również potrzebne.
Wynajem zapewnia również organizacji potrzebne wsparcie techniczne.
Instalacja i podłączenie drukarki do sieci jest zwykle nieodłączną częścią umowy najmu, oszczędzając organizacjom mnóstwo czasu i kłopotów w napiętym okresie. Wszyscy słyszeliśmy o prawie Murphy’ego, którego zasady wydają się najbardziej istotne dla technologii biurowej. Przy dużym obciążeniu i napiętych terminach wydaje się, że w drukarkach kończy się toner lub występuje poważne zacięcie papieru. Wynajem drukarek zazwyczaj obejmuje pomoc techniczną, dzięki czemu najemca może szybko zareagować na problemy z drukowaniem.
Jeśli toner się wyczerpie, jego wymiana należy do wypożyczalni, co oznacza mniejsze koszty dla najemcy. Jeśli maszyny nie da się naprawić natychmiastowo, większość wypożyczalni zapewni równoważną wymianę, dzięki czemu przestój w organizacji jest zminimalizowany. W przypadku tymczasowych, wysokonakładowych potrzeb drukowania, odpowiedzią jest wynajem drukarki.